Hey, liebe Gastrofreunde!
Du kennst das sicher: Als Hotelier, Pensionsbetreiber oder Vermieter von Ferienwohnungen jonglierst du mit Buchungen, Gästen und dem ganzen Drumherum. Und da kommt ein gutes Property Management System (PMS) ins Spiel – die Software, die alles von Reservierungen über Check-ins bis hin zu Abrechnungen managt. Aber welche Variante ist die richtige für dich? Stationär (auch on-premise genannt), hybrid oder cloudbasiert? Ich hab mich als alter Hase in der Branche mal umgeschaut und die wichtigsten Unterschiede für dich zusammengefasst. Basierend auf aktuellen Infos aus der Szene, lass uns das mal locker durchgehen. Am Ende sag ich dir, worauf du achten solltest.
Die Basics: Was bedeuten die Begriffe eigentlich?
- Stationär (On-Premise): Die Software läuft auf deinen eigenen Servern vor Ort. Du installierst alles lokal, hast volle Kontrolle, aber auch den ganzen Aufwand.
- Cloudbasiert: Alles läuft über die Cloud, also auf Servern eines Anbieters. Du zahlst monatlich, und der Zugriff ist von überall möglich – super flexibel!
- Hybrid: Eine Mischung aus beidem. Teile laufen lokal, andere in der Cloud. Ideal, wenn du das Beste aus beiden Welten willst.
Diese Systeme eignen sich für Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen gleichermaßen, aber je nach Größe und Bedarf passt das eine besser als das andere. Lass uns die Vor- und Nachteile vergleichen – ich hab’s in einer Tabelle übersichtlich gemacht.
Der große Vergleich: Vor- und Nachteile auf einen Blick
Hier eine Tabelle mit den Schlüsselpunkten. Ich hab mich an Branchenstandards orientiert, wie sie in aktuellen Vergleichen beschrieben werden.
| Kriterium | Stationär (On-Premise) | Hybrid | Cloudbasiert |
|---|---|---|---|
| Kosten |
Hohe Anfangsinvestition (z.B. 10.000–20.000 € für Software + Hardware), jährliche Wartung, CapEx (Kapitalausgaben). Niedrigere laufende Kosten, aber teure Upgrades.
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Mittel: Kombiniert Einmal- und Abokosten, je nach Mix günstiger als rein stationär. | Niedrig: Monatliche Subscription (z.B. 5–10 € pro Zimmer), OpEx (Betriebsausgaben), inkl. Updates. Keine Hardware-Kosten. |
| Installation & Wartung |
Aufwendig: Eigener Server, IT-Team nötig, manuelle Updates. Hoher Aufwand für Backups und Sicherheit.
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Mittel: Lokale Teile brauchen Wartung, Cloud-Teile übernimmt der Anbieter. | Einfach: Keine Installation, Anbieter kümmert sich um alles – Updates automatisch, null Downtime. |
| Zugänglichkeit | Begrenzt: Nur vor Ort oder mit extra Setup (z.B. Remote-Zugriff). Keine Internet-Abhängigkeit. | Gut: Lokale Daten + Cloud-Zugriff, flexibel für Remote-Arbeit. | Top: Von überall mit Internet, mobil auf Smartphone oder Tablet. Perfekt für Ferienwohnungen, die du remote managst. |
| Sicherheit | Deine Verantwortung: Firewalls, Backups selbst managen. Höheres Risiko bei Fehlern. | Gemischt: Lokale Sicherheit + Cloud-Standards (z.B. SSL, PCI-konform). | Hoch: Anbieter sorgt für Verschlüsselung, automatische Backups, 24/7-Überwachung. Oft sicherer als lokal. |
| Skalierbarkeit & Integration | Begrenzt: Schwieriger zu skalieren, Integrationen brauchen Extra-Hardware. | Gut: Kann erweitert werden, APIs für Cloud-Teile erleichtern Verbindungen zu OTAs oder Buchungssystemen. | Exzellent: Leicht skalierbar, nahtlose Integration mit Channel-Managern, POS-Systemen etc. Super für dynamische Buchungen. |
| Geeignet für | Große Hotels mit stabiler IT-Infrastruktur und begrenzter Internetnutzung. Weniger für kleine Pensionen. | Mittelgroße Properties, die Flexibilität brauchen, z.B. Ketten mit lokalen und remote Needs. | Kleine bis mittlere Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen: Kostengünstig, mobil, ideal für Digital-Natives. |
| Nachteile | Hoher Aufwand, teure Upgrades, weniger flexibel. | Komplexer zu managen, potenziell höhere Kosten durch Dual-System. | Internet-abhängig – bei Ausfällen Probleme (aber mit Fail-Safes minimiert). Abonnement läuft ewig. |
Meine Gedanken als Gastrofreund: Welches PMS passt zu dir?
Aus meiner Erfahrung: Wenn du eine kleine Pension oder Ferienwohnungen vermietest, wo du nicht immer vor Ort bist, ist cloudbasiert der Hit. Du sparst Zeit und Geld, und mit Apps kannst du Buchungen unterwegs checken – ich liebe das an der Digitalisierung! Für große Hotels mit eigenem IT-Team könnte stationär Sinn machen, weil du alles selbst kontrollierst. Hybrid ist der Mittelweg, wenn du z.B. sensible Daten lokal halten willst, aber Cloud-Features wie automatische Updates nutzen möchtest.
Viele Mythen um Cloud-Systeme sind Quatsch: Sie sind sicher, nicht teurer und laufen auch bei schwachem Internet dank Backups. Tipp: Schau dir Demos an, rechne deine Kosten durch und denk an Integrationen mit deinen Buchungstools.
Gerne zeige ich Dir in einem weiteren Beitrag, welche Systeme was können und welche Vorteile die jeweiligen Lösungen bieten.
Bis bald,
Dein Gastrofreund
